Sahara skilmálar

1. Almenn ákvæði 

1.1. Þessir þjónustuskilmálar (hér eftir: „skilmálar“) gilda um alla þjónustu sem Sahara ehf., kt. 521009-2250, Vatnagörðum 8, 104 Reykjavík, Ísland (hér eftir: „Sahara“) veitir [nafn fyrirtækis, kennitala og heimilisfang] (hér eftir: „viðskiptavinur“).

1.2. Skilmálarnir mynda, ásamt öðrum samningum og skjölum á milli aðila, eftir atvikum sérstöku tilboði, vinnslusamningi og leyfissamningi um myndbirtingu, bindandi samning milli Sahara og viðskiptavinar.

2. Þjónusta Sahara og tengiliður 

2.1. Sahara veitir heildstæða stafræna markaðsþjónustu, þar á meðal en ekki takmarkað við:

• Stafræna markaðssetningu og auglýsingar (s.s. leitarauglýsingar, samfélagsmiðlaauglýsingar og herferðarstjórnun),
• Efnissköpun, þar á meðal textagerð, myndbanda- og ljósmyndaframleiðslu,
• Hönnun og skapandi vinnu,
• Vefsíðugerð, þróun, hýsingu og viðhald,
• Greiningu, ráðgjöf og skýrslugerð.

2.2. Nánari lýsing á umfangi og eðli þjónustu skal koma fram í sérsamningi eða skriflegu samkomulagi aðila.

2.3. Tengiliður viðskiptavinar hjá Sahara er: [nafn, starfstitill og netfang]. Tengiliður viðskiptavinar er ábyrgur fyrir öllum nauðsynlegum samskiptum og samþykktum við Sahara varðandi verkefni og þjónustu sem hann felur Sahara að vinna. Aðrir starfsmenn Sahara kunna að vinna einhvern hluta af þeim verkefnum sem viðskiptavinur hefur falið Sahara, allt eftir því hvaða sérfræðiþekking er nauðsynleg hverju sinni. Ef einhverjar spurningar vakna varðandi framkvæmd verkefna skal viðskiptavinur hafa samband við framangreindan tengilið.

2.4. Tengiliður Sahara hjá viðskiptavini er: [nafn, starfstitill og netfang]. 

3. Skyldur Sahara 

3.1. Sahara skuldbindur sig til að veita þjónustu af fagmennsku og í samræmi við góða viðskiptahætti og viðeigandi lög og reglugerðir sem gilda um þjónustuna, sbr. 4. gr. laga nr. 42/2000 um þjónustukaup.

3.2. Sahara ber ekki ábyrgð á tilteknum árangri markaðs- eða auglýsingaherferða, nema slíkt sé sérstaklega samið um skriflega. 

3.3. Sahara tekur að sér hlutverk vinnsluaðila (e. processor) í skilningi laga nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga. Sahara vinnur eingöngu persónuupplýsingar á vegum viðskiptavinar og samkvæmt skjalfestum fyrirmælum hans. Nánari skilgreining á hlutverki, ábyrgð og skyldum Sahara í tengslum við vinnslu persónuupplýsinga skal koma fram í sérstökum vinnslusamningi sem gerður verður milli aðila.

4. Skyldur viðskiptavinar 

4.1. Viðskiptavinur skal veita Sahara allar nauðsynlegar upplýsingar, gögn, aðgang og efni sem þörf er á til að Sahara geti sinnt þjónustunni á skilvirkan hátt. Viðskiptavinur ábyrgist að veita umbeðnar upplýsingar, gögn og efni tímanlega og að þau séu nákvæm og fullnægjandi. 

4.2. Viðskiptavinur ábyrgist að allt efni sem hann afhendir Sahara, þar á meðal mynd-, hljóð- og textaefni, brjóti ekki gegn lögum, reglum, siðareglum eða réttindum þriðja aðila þar á meðal höfundarrétti, einkaleyfum, vörumerkjarétti, viðskiptaleyndarmálum eða

persónuverndarrétti. 

4.3. Ef viðskiptavinur afhendir Sahara persónuupplýsingar til vinnslu, ábyrgist hann að hann sé ábyrgðaraðili (e. controller) í skilningi laga nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga og að hann hafi fullnægjandi lagaheimild til vinnslunnar og miðlunar upplýsinganna til Sahara. Hann ábyrgist jafnframt að allar skyldur samkvæmt persónuverndarlögum hafi verið uppfylltar, þar á meðal upplýsingaskylda og öflun skýrs og ótvíræðs samþykkis frá einstaklingum, ef slíkt samþykki er grundvöllur vinnslunnar. 

4.4. Viðskiptavinur skuldbindur sig til að halda Sahara skaðlausu af öllum kröfum, kostnaði, tjóni eða útgjöldum sem kunna að koma fram vegna notkunar Sahara á upplýsingum eða efni sem viðskiptavinur afhendir, eða vegna brota viðskiptavinar á skyldum sínum samkvæmt þessum skilmálum eða viðeigandi lögum, þar á meðal kröfum vegna höfundarréttarbrota eða brota á persónuverndarlögum.

5. Gjaldtaka, greiðslufyrirkomulag, reikningar og útlagður kostnaður 

5.1. Þóknun Sahara er að jafnaði byggð á tímagjaldi en aðrir þættir kunna að hafa áhrif þar á, t.d. ef sérstök tímapressa er fyrir hendi eða ef ætlast er til að mikill hluti vinnunnar fari fram utan hefðbundins vinnutíma. Við þóknun Sahara bætist virðisaukaskattur.

• Tímagjald starfsmanna Sahara er sem hér segir:
• Eigendur kr. 34.900,- + vsk
• Starfsmaður (>4 ára starfsreynsla) kr. 30.00,- + vsk
• Starfsmaður (0-3 ára starfsreynsla) kr. 25.000,- + vsk

5.2. Sé þjónusta Sahara veitt utan höfuðborgarsvæðisins skal viðskiptavinur bera þann kostnað sem Sahara stofnar til vegna þess. Sé þess óskað er Sahara tilbúið til að gera skriflegt og formlegt tilboð í verkefni fyrirfram til að hægt sé að hafa góða mynd af því hver kostnaðurinn af hverju verkefni verði. Í slíkum tilboðum gerum við grein fyrir þeim forsendum sem liggja til grundvallar tilboði og í sumum tilvikum gæti þurft að brjóta verkefni niður í fleiri hluta til að hægt sé að gera raunhæft tilboð. Að öðru leyti en að framan greinir byggir þóknun okkar á gjaldskrá Sahara. Sahara áskilur sér rétt til að breyta gjaldskrá sinni með 30 daga fyrirvara. 

5.3. Sahara sendir að jafnaði reikninga mánaðarlega. Reikningar eru gefnir út með sjö daga greiðslufrest. Eftir gjalddaga falla dráttarvextir í samræmi við gildandi lög á vanskilafjárhæð, sbr. lög nr. 38/2001 um vexti og verðtryggingu. Innheimtukostnaður kann að bætast við. Ef athugasemdir eru við reikninga er óskað eftir því að haft sé samband við tengilið vegna þeirra innan sjö daga frá því reikningurinn berst svo hægt sé að leysa úr slíkum málum án tafar. 

5.4. Ef verkefni hafa í för með sér útlagðan kostnað verður hann innheimtur sérstaklega og hann sundurliðaður. Ef um teljandi kostnað er að ræða verður leitast við að fá heimild fyrir honum fyrirfram ef unnt er. Allur auglýsingakostnaður (e. media spend) greiðist af viðskiptavini sérstaklega, nema annað sé sérstaklega tekið fram. Sahara skal upplýsa viðskiptavin um áætlaðan auglýsingakostnað reglulega.

6. Hugverkaréttindi 

6.1. Nema annað sé sérstaklega samið, flytjast eignarréttindi að fullunnu efni sem Sahara framleiðir fyrir viðskiptavin við fullnaðargreiðslu. Viðskiptavinur veitir Sahara óafturkallanlegt, varanlegt og framseljanlegt leyfi til að nýta efni sem viðskiptavinur afhendir Sahara í tengslum við veitta þjónustu, ásamt rétti til að gera eðlilegar breytingar á efninu (t.d. klippingu, samsetningu, textaumbúnað), þó þannig að slíkar breytingar breyti ekki grundvallarmerkingu eða innihaldi efnisins á neikvæðan hátt eða rýri orðspor viðskiptavinar. 

6.2. Sahara áskilur sér rétt til að nýta verk í kynningar- og markaðsefni sínu, nema viðskiptavinur mótmæli því skriflega. Slík notkun er ætluð til kynningar á starfsemi Sahara, án þess að inntak efnisins verði misnotað eða því breytt á óeðlilegan hátt.

7. Trúnaður 

7.1. Aðilar skuldbinda sig til að halda trúnað um allar upplýsingar sem þeir fá vitneskju um í tengslum við samninginn og þjónustu Sahara. Þar á meðal eru viðskiptaleyndarmál, markaðsáætlanir, fjárhagsupplýsingar, viðskiptaupplýsingar og persónuupplýsingar sem viðskiptavinur afhendir Sahara til vinnslu. Sahara skuldbindur sig til að tryggja að starfsmenn þess og aðrir þeir sem hafa aðgang að trúnaðarupplýsingum séu bundnir sambærilegri trúnaðarskyldu. 

7.2. Trúnaðarskylda helst í gildi eftir lok samnings. Trúnaðarskyldan helst í gildi í ótakmarkaðan tíma eftir að samningi lýkur.

8. Ábyrgð og ábyrgðartakmörkun 

8.1. Sahara ber ekki ábyrgð á óbeinu tjóni, afleiddum tjónum eða tekjutapi. Þetta felur í sér, en takmarkast ekki við, tap á hagnaði, viðskiptatap, tap á gögnum eða sambærilegt tjón. 

8.2. Heildarábyrgð Sahara skal aldrei nema hærri fjárhæð en sem nemur þeim greiðslum sem viðskiptavinur hefur innt af hendi síðustu þrjá mánuði fyrir tjónsatvik. Þessi takmörkun á ábyrgð gildir ekki ef tjónið er rakið til stórkostlegs gáleysis eða ásetnings af hálfu Sahara. Sahara ber jafnframt ekki ábyrgð á tjóni sem rekja má til vanefnda viðskiptavinar á

skyldum sínum samkvæmt þessum skilmálum eða lögum og reglum.

8.3. Sahara tekur ekki ábyrgð á þriðju aðilum, eins og veitendum auglýsingarýma eða samfélagsmiðla, sem eru óháðir Sahara og viðskiptavini. Þetta felur í sér, en takmarkast ekki við, niðurfellingu auglýsinga, lokun aðganga, niðurbrot á vefsíðum eða annað sambærilegt sem rekja má til galla eða mistaka hjá þriðju aðilum.

9. Vanefndir og riftun 

9.1. Verulegar vanefndir heimila gagnaðila að rifta samningi með skriflegum fyrirvara. Vanefnd telst veruleg ef hún er ítrekuð, varanleg eða veldur verulegu tjóni gagnaðila. Til dæmis telst veruleg vanefnd ef viðskiptavinur veitir ekki nauðsynlegar upplýsingar eða efni þannig að það hindrar framkvæmd þjónustu Sahara um lengri tíma, eða ef Sahara vanefnir ítrekað skyldur sínar samkvæmt samningi og vanrækir að bæta úr því innan sanngjarns frests. 

9.2. Greiðslufall viðskiptavinar telst veruleg vanefnd ef greiðsla berst ekki innan 10 daga frá gjalddaga. Sahara áskilur sér rétt til að stöðva þjónustu ef viðskiptavinur fer í greiðslufall eða vanefnir aðrar skyldur sínar verulega, og mun Sahara tilkynna viðskiptavini um slíka stöðvun með hæfilegum fyrirvara.

10. Persónuvernd og vinnsla persónuupplýsinga 

10.1. Sahara kemur fram sem vinnsluaðili (e. processor) í skilningi laga nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga og almennu persónuverndarreglugerðarinnar (GDPR) (ESB) 2016/679, en viðskiptavinur telst vera ábyrgðaraðili (e. controller) í sömu lögum. Hlutverkaskipting þessi felur í sér að viðskiptavinur ákvarðar tilgang og aðferðir við vinnslu persónuupplýsinga, en Sahara vinnur eingöngu samkvæmt skjalfestum fyrirmælum viðskiptavinar, sbr. 6. og 7. tölul. 1. mgr. 3. gr. laga nr. 90/2018. 

10.2. Ef þjónusta Sahara felur í sér vinnslu persónuupplýsinga, skal gerður sérstakur skriflegur vinnslusamningur milli Sahara og viðskiptavinar. Í vinnslusamningnum skal nánar kveðið á um viðfangsefni, tímalengd, eðli og tilgang vinnslunnar, tegund persónuupplýsinga og flokka skráðra einstaklinga, ásamt skyldum og réttindum viðskiptavinarins, sbr. 25. gr. laga nr. 90/2018 og 28. gr. GDPR. Vinnslusamningurinn skal uppfylla allar lagaskilyrði sem gerðar eru til slíkra samninga. 

10.3. Sahara skuldbindur sig til að gera viðeigandi tæknilegar og skipulagslegar ráðstafanir til að tryggja öryggi persónuupplýsinga í samræmi við 27. gr. laga nr. 90/2018 og 32. gr. GDPR. Sahara skal tilkynna viðskiptavinum um öryggisbresti án ótilhlýðilegrar tafar. 

10.4. Sahara má ekki nýta undirvinnsluaðila (e. sub-processors) nema með sértækri eða almennri skriflegri heimild viðskiptavinar. Ef um almenna heimild er að ræða, skal Sahara tilkynna viðskiptavinum um allar fyrirhugaðar breytingar sem fela í sér að bætt er við eða skipt út undirvinnsluaðilum, og gefa viðskiptavini færi á að andmæla slíkum breytingum, sbr. 2. mgr. 25. gr. laga nr. 90/2018. 

10.5. Sahara mun aðstoða viðskiptavini við að uppfylla skyldur sínar varðandi réttindi skráðra einstaklinga, svo sem rétt til aðgangs, leiðréttingar og eyðingar persónuupplýsinga, með viðeigandi tæknilegum og skipulagslegum ráðstöfunum, eftir því sem við á. Birkir Már Árnason (birkir@ccl.is), lögmaður og eigandi Cicero lögmannsstofu, er til samstarfs við Sahara vegna lögfræðilegrar ráðgjafar tengdri persónuvernd, en hann hefur jafnframt samþykkt að aðstoða viðskiptavini Sahara, sé þess þörf og þess óskað. Slík aðstoð er veitt undir beinni ábyrgð viðskiptavinar og telst ekki hluti af þjónustu Sahara. Komi til þess skal viðskiptavinur greiða þóknun Birkis Más eða Cicero lögmannsstofu vegna aðstoðarinnar samkvæmt samkomulagi viðskiptavinar og Cicero lögmannsstofu.

11. Óviðráðanleg atvik (force majeure) 

11.1. Aðilar bera ekki ábyrgð á vanefndum sem rekja má til óviðráðanlegra atvika (force majeure). Sem dæmi um óviðráðanleg atvik má nefna náttúruhamfarir, stríð, hryðjuverk, verkföll, lokun samgönguleiða, faraldra, tölvuárásir, bilanir í tölvukerfum eða fjarskiptum, löggjöf eða stjórnvaldsfyrirmæli sem hafa áhrif á framkvæmd þjónustu. Sá aðili sem verður fyrir áhrifum óviðráðanlegra atvika skal tilkynna gagnaðila um það án ótilhlýðilegrar tafar. Skyldur aðila samkvæmt samningnum frestast á meðan óviðráðanleg atvik vara.

12. Gildistími og uppsögn 

12.1. Samningur er ótímabundinn nema annað sé sérstaklega tekið fram eða samningi sagt skriflega upp. Báðir aðilar geta sagt samningi upp með eins mánaða skriflegum fyrirvara. Uppsögn skal send með sannanlegum hætti á netfang eða póstfang tengiliðs

aðila.

13. Lög og varnarþing 

13.1. Um skilmála þessa gilda íslensk lög og íslensk lögsaga.

13.2. Rísi ágreiningur um túlkun eða framkvæmd skilmála þessara, þjónustu Sahara eða vangreidda reikninga viðskiptavinar, skulu aðilar fyrst leitast við að leysa málið með samkomulagi. Náist ekki samkomulag skal málið borið undir Héraðsdóm Reykjavíkur.

14. Rafræn undirritun 

14.1. Skilmálar þessir eru undirritaðir með rafrænum hætti í gegnum Dokobit. Aðilar staðfesta að rafræn undirritun á skilmálum þessum jafngildir eiginhandarundirskrift og hefur sömu réttaráhrif, enda uppfylli hún skilyrði fullgildrar rafrænnar undirskriftar samkvæmt lögum nr. 55/2019 um rafræna auðkenningu og traustþjónustu fyrir rafræn viðskipti og reglugerð (ESB) nr. 910/2014. Sá sem undirritar skjalið fyrir hönd aðila staðfestir og ábyrgist að hann hafi fulla heimild til að skuldbinda viðkomandi lögaðila. Sé það ekki raunin, samþykkir sá sem undirritar skjalið persónulega ábyrgð á skuldbindingum þeim sem skilmálar þessir kveða á um.